Cuando se tiene una empresa u organización, la productividad es uno de los factores o conceptos más importantes en la administración de una organización. Por tal motivo, resulta imperativo conocer todos los factores que afectan la productividad en las organizaciones.
Pero la verdad es que cuando se trata de identificar de forma clara las causas que hay a favor o en contra de la productividad en las organizaciones, no resulta tan sencillo. Si se quiere lograr será necesario un modelo que sea práctico y que permita calificarlos.
Tal como lo indica su nombre, la productividad se refiere a la producción, aunque siempre se relaciona directamente con la eficiencia. Por tal razón, al elevar la productividad se traduce en producir más siguiendo con el mismo consumo de recursos e invirtiendo de la misma forma en materiales, tiempo, mano de obra, etc.
Factores Que Afectan La Productividad En Una Organización
Una forma comprensible de conocer los factores que afectan la productividad en las organizaciones, es ordenar estos factores de la siguiente forma:
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Factores internos
Son todos aquellos factores incluidos dentro de la organización, y que están relacionados directamente con sus procesos productivos. Estos factores no necesariamente son propios.
Factores externos
Los factores externos son todos aquellos que están en el ambiente o en el contexto que rodea la organización y que se relacionan con ella.
Factores propios
Estos son los factores que pertenecen a la empresa y que se encuentran en relación directa con el ámbito o contexto externo, estos factores pueden estar dentro o fuera de la organización.
Factores ajenos
Son todos aquellos factores que no tienen una relación directa con la organización, ni con su entorno. Generalmente, son factores de carácter global y macro y afectan a toda la organización y por consiguiente a toda la sociedad.
Tal vez parezca que los factores internos son iguales a los factores propios, y que los ajenos son lo mismo que los factores externos. Pero realmente son diferentes. Para lograr entender esto debemos visualizar la organización como un sistema, como un equipo, un conjunto.
De esta manera, se logra entender que hay muchos factores dentro de la organización y que le pertenecen además, pero algunos están dentro de la organización y no son propios o no le pertenecen.
Si nos vamos a la vida cotidiana, estos factores muy rara vez se presentan de forma aislada por lo que es necesario que se subraye lo que tienen una interrelación entre si y lo que es esa combinación, es decir eso que afecta a la productividad.
Ejemplos De Los Factores Que Afectan La Productividad
Dentro de los factores internos propios, tenemos por ejemplo al personal, la forma de organización interna o quizá el modelo de negocio. Pero, muchas veces los empleados o trabajadores son señalados como factor interno y propio y como los que más afectan la productividad de la organización.
La gestión administrativa es el factor que más afecta la productividad en las organizaciones.
Si hablamos de los factores internos ajenos nos referimos a aquellos que suceden internamente y que aun así necesitan de un servicio o factor exterior para suceder. Un ejemplo es el servicio de internet de la organización, que si bien están dentro de ella dependen de una compañía externa.
O el servicio de aguas que aunque esté dentro de la organización depende exclusivamente del acueducto municipal.
Factores externos propios, estos se encuentran fuera de la organización pero se relacionan de forma cercana con ella, y por ende la afectan de forma directa. Un ejemplo de estos factores son los materiales de producción que son comprados a proveedores.
Factores externos ajenos, estos vendrían a ser los factores más lejanos a lo que es la cadena de producción o productividad de la organización, de forma indirecta. Un ejemplo de estos factores serían las políticas gubernamentales, la moneda nacional y la fuerza que esta tiene en el mercado internacional, las condiciones que hay en la seguridad nacional, etc. se entiende que, este tipo de factores son los más lejanos a la organización pero aun así podrían suponer un problema en cuanto a la productividad.
Pero, en todo caso los factores internos son los más sencillos de modificar por parte de la organización; esto podría resolverse con una flexibilización de horario por ejemplo, la duración de la jornada laboral, realizar algunas video conferencias antes que viajes, porque estos factores son los que más están al alcance de la organización y que por eso pueden ser modificados de forma más rápida.
Otros Factores Que Afectan La Productividad En Las Organizaciones
Las jornadas de trabajo largas
Muchos negocios y empresas tienen jornadas laborales entre 10 y 12 horas diarias, cuya idea es obtener buenos resultados para ellos. Pero sin embargo, hacer que el personal trabaje más, no quiere decir que la empresa pueda llegar a ser más productiva.
De hecho, es todo lo contrario, debido a que el cansancio puede provocar en los empleados bloqueos mentales que pueden afectar la productividad completamente. Ya que no se trata de la cantidad de tiempo en que los trabajadores inviertan en la empresa; sino la calidad de los resultados que ellos puedan ofrecer
Debemos administrar el tiempo de nuestro personal de la mejor forma posible, implementando diversas actividades que los ayuden a eliminar el cansancio; como también de despejar la mente y que estén interesados en realizar eficientemente su trabajo.
Ausencia de capacitación laboral
Otro gran problema que puede reducir enormemente la productividad de una empresa es la ausencia de capacitación del personal. Si los empleados que tiene la empresa no están actualizados, ni saben ejercer correctamente el cargo que están desempeñando, las tareas que hagan van a ser obsoletas y puede interferir con la motivación laboral.
Hay muchas empresas que incentivas la creación de iniciativa de desarrollo; esto es para poder ayudar a los empleados a que sean más efectivos en sus puestos de trabajos sin importar cuál es el área que estén desempeñando.
Si las empresas invierten en la gestión de capacitación del personal, pueden agilizar y tener buenos resultados en la empresa.
También hay empresas que utilizan la tecnología para poder mejorar la productividad; y estos generan otros ahorros como la impresión de manuales y muchos empleados pueden enfocarse en una planeación estratégica más que solo en actividades que sean administrativas.
También porque en estos días, son más los empleados que usan su teléfono móvil y otros aparatos electrónicos donde se pueden conectar a ver la capacitación, el manejo de todas las actividades laborales, las nóminas, entre muchas otras.
Muchas actividades al mismo tiempo
Hay una idea errada de que esto se puede comparar con la productividad, es decir, la capacidad de realizar varias actividades a la vez.
Si se realizan varias tareas al mismo tiempo, va a disminuir la capacidad de concentración que tiene el empleado; debido a que el cerebro no se va a enfocar en un tema determinado, lo cual va a dar como resultado un trabajo deficiente.
Si en la empresa no se cuenta con el personal suficiente para realizar todas las tareas que hay por hacer; debemos evitar las cargas excesivas de trabajo. Hay que priorizar las actividades importantes, teniendo en cuenta el contexto, el tiempo disponible entre las actividades y los niveles de energía que hay en el día.
Tener periodos de descansos cortos
Aparte de tener excesivas jornadas laborales, también son muchas las empresas que limitan los periodos de descanso que tienen los trabajadores; estos son indispensables para que las personas puedan reducir la tensión que tienen y puedan controlar el estrés laboral.
Se debe tener un periodo de descanso eficiente para que la persona pueda recobrar la energía suficiente para seguir siendo eficaz, hasta incluso, brindarle la oportunidad de tomar un tiempo de descanso, entre sus tareas, pero por máximo 10 minutos, esto es para que se puedan concentrar al máximo y aumenten su productividad.
Tener pésimas condiciones laborales
Lo importante para que una empresa tenga productividad y un buen funcionamiento, son a partir de las condiciones laborales en donde se desarrolla el personal, los principales son:
- El clima organizacional.
- Las herramientas de trabajo.
- Los espacios otorgados para poder realizar las actividades requeridas.
La empresa tiene que brindarle a la persona un ambiente excelente y los recursos necesarios para poder desarrollar las tareas, que no solo van a favorecer a la empresa; sino que también va a incentivar el crecimiento profesional de los empleados, su compromiso y la motivación.
Por ende, si se quiere que la empresa de buenos resultados, hay que comprometerse con el personal y ofrecerle una experiencia laboral eficaz ayudándoles a favorecer los desempeños que ellos tienen.